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Le 'Flex Office' – Une mode … inappropriée ?

Mis à jour : 7 déc. 2020

Et si vous optiez plutôt pour le 'Smart Office' ?

Au risque de surprendre aussi bien les grandes structures qui ont opté pour ce mode de travail collaboratif que des bureaux d’études notoires qui le préconisent de plus en plus, le Flex Office nécessite une réelle réflexion avant d’y ‘plonger’.

Mais de quoi parle-t-on exactement ?

Le Flex Office ou encore le ‘Desk Sharing’ est un mode de travail collaboratif basé avant tout sur ce qu’on appelle le ‘nomadisme’ : le bureau que vous occupez aujourd’hui ne sera pas forcément celui que vous occuperez le lendemain, sur votre lieu de travail. Vous avez la possibilité de changer de lieu, d’étage, d’espace de travail à l’intérieur d’un bâtiment. Séduisant à prime abord, pénalisant à l’usage…

Une autre composante du Flex Office consiste à créer en parallèle des espaces collaboratifs divers et variés, partagés ou individuels qui permettent de travailler ensemble, de se réunir, de faire une pause formelle ou informelle, de s’isoler, de ‘brainstormer’ bref de collaborer différemment. C’est en revanche une excellente chose.

Alors pourquoi diantre, le nomadisme (allez on l’appellera pour l’occasion le syndrome du SBF – ‘Sans Bureau Fixe’) est-il inapproprié ?

Je vais tout de même aborder ses points positifs avant de lister les points…moins positifs :

- Le principe du Desk Sharing est avant tout une redoutable optimisation des précieux m², ô combien coûteux de nos temps et cela est vrai. Si vous savez qu’un certain nombre de vos collaborateurs ne sont pas sédentaires, mais oscillent entre télétravail, missions chez les clients, visites commerciales, déplacements divers et variés, leurs bureaux pourront être occupés par d’autres salariés à condition que chacun puisse bien faire le ‘ménage’ de son plan de travail avant de partir le soir.

- Le ‘Flex Office’ permet également de mieux faire connaissance avec d’autres collaborateurs, d’autres services, d’autres groupes de travail ; de se mélanger, d’échanger et se rapprocher d’autres fonctions, du moins physiquement.

- Le ‘Flex Office’ permet de ‘changer d’air’ en changeant de ‘bureau’.

En cela il est supposé permettre un développement de la créativité, de la synergie et de la communication.

Il est possible d’attribuer d’autres bienfaits au Flex Office en matière de partage d’acquis ou de rapprochement des autres.

Beaucoup de DRH, mais aussi des responsables des moyens généraux ou services techniques, séduits par cette organisation du travail et avec qui nous échangeons régulièrement, sont, avec le recul, moins euphoriques lorsque l’heure de la réalité de la vie d’entreprise sonne … et elle se prend à sonner souvent.

Mais alors quels sont les problèmes rencontrés si cette introduction au Flex Office met l’eau à la bouche ?

Venons-en aux faits :

- Le ‘Desk Sharing’ se trouve être à l’usage, l’ennemi numéro un de l’identité de tout un chacun, de l’égalité de tous et par là même engage la Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE). En effet changer de bureau tous les jours ce serait magnifique si tout le monde pouvait suivre. Mais si vous êtes en situation de handicap, si vous êtes de très grande taille ou de petite taille, si vous êtes de forte corpulence, si votre tâche vous impose de traiter du courrier papier entrant (par exemple gérer les litiges car le zéro papier ne s’appliquer pas forcément à nos clients), des dossiers ou si vous avez juste un poste adapté à vous ergonomiquement parlant, vous faites alors partie des nombreuses personnes qui ne peuvent PAS changer de bureau tous les jours. Vous n’allez pas trimbaler votre attirail dont votre fauteuil ergonomique (même s’il roule) ou votre plan de travail s’il a été ajusté à votre gabarit d’un bureau à l’autre et d’un étage à l’autre. Il est à noter que dans de nombreuses configurations les plans de travail choisis par l’entreprise ne sont pas tous réglables en hauteur, seul un pourcentage l’est.

Qu’à cela ne tienne, ces personnes ne bougeront pas, elles auront des bureaux fixes… Ah oui … Même si ces propos sont dans la majorité des cas parfaitement sincères et emplis de bonne volonté, cela est stigmatisant. Ces personnes se sentiront tout à coup pointées du doigt et leur tâche ou leur situation ou problématique physique mises en avant. La responsabilité sociétale de l'entreprise c'est bien d'éviter ce genre de piège.

Le Desk Sharing serait antinomique avec le sur-mesure. Et le sur-mesure ainsi que l’ergonomie des postes de travail est l’avenir et représente un atout énorme pour la productivité des individus, l’adaptation aux problématiques de chacun. En clair le bien-être en entreprise c’est de voir son poste de travail s’adapter à vous et non l’inverse. Les mesures anthropométriques ne représentent que des statistiques et des moyennes. La responsabilité de l’entreprise c’est de traiter chaque individu, dans sa différence, son individualité et donc sa richesse. Et croyez-moi toutes ces personnes ne représentent pas 5% de votre effectif… Un peu plus, beaucoup plus…

- De nombreuses études l’ont montré, changer de bureau c’est dépersonnaliser à outrance les lieux, les ambiances, les services. Les personnes sont désormais de passage et le ‘Flex Office’ renforcera indéniablement le lien de ‘détachement’ de l’entreprise. Pas de photo, pas de crayon à soi, pas d’accessoires, pas de friandises… Tout doit disparaitre chaque soir. Et pourtant nous avons tous besoin de repères et d’un minimum d’ancrage pour façonner son propre ‘ré-confort’ sans le gommer à chaque fois qu’on quitte le bureau.

- Le Flex Office c’est repérer un super bureau à l’étage ou à l’écart ou dans la lumière naturelle ou loin du bruit ou loin de son patron ou de son équipe ou de la circulation,… ou … ; c’est d’arriver le matin en se disant pourvu qu’il ne soit pas pris ; c’est du temps en plus pour chercher un autre si c’est le cas, c’est un stress supplémentaire.

- Le Flex Office c’est chercher son interlocuteur, celui avec qui on doit travailler sur un dossier aujourd’hui. C’est son équipe avec qui on a envie d’être et de partager des projets en commun. C’est encore de dégainer son portable et rajouter de la nuisance pour savoir où il est, à quel étage il se trouve et s’il y a de la place de libre à côté de lui. C’est de planifier à l’avance. C’est de planifier au moment même, c’est d’organiser encore comme si les tâches quotidiennes à organiser ne suffisaient pas.

- Et on fait quoi de la signalétique d’entreprise ? que ce soit les services, les personnes, les organisations ? On met quoi exactement sur ces signalétiques si cela change tout le temps ? En fait pas de signalétique précise, juste les services principaux sont indiqués, sans être sûr de trouver la personne en question. Ah, d’accord… Quand on sait tous les avantages que procure une vraie signalétique en termes de repérage des lieux, orientation, design, habillage, identité de l'entreprise, expérience clients etc...

- Le Flex Office pour le manager c’est plus de temps pour chercher son équipe, ses collaborateurs, avoir recours aux logiciels pour chatter, localiser au lieu de parler ou regarder. C’est de ne pouvoir partager avec tous spontanément la dernière nouvelle ; c’est l’imprévu qui se planifie…

- Partager le même bureau et ses accessoires est anti hygiénique ou anti-ergonomique, au choix… Les claviers classiques d’ordinateurs renferment très souvent plus de bactéries que dans les toilettes… Désolé, j’espère que vous ne lisez pas ce papier en mangeant. Googlelisez donc. Soit vous trimbalez tous les soirs votre clavier classique et votre souris en prenant soin de les débrancher (et vous mettez tout cela dans les casiers) soit vous travaillez uniquement avec votre clavier d’ordinateur portable et n’avez certainement pas une posture ergonomique, mais plutôt une posture délétère à terme et génératrice de TMS (Troubles Musculo Squelettiques). Faites votre choix.

- Le Flex Office contraint la mise en place de casiers pour ranger ses effets personnels. C’est un investissement nécessaire qui apporte son petit lot de frustration supplémentaire quand le casier souhaité à la bonne hauteur n’est forcément pas disponible

La liste est encore longue.

Pensez-vous que ces inconvénients mis bout à bout ne sont pas plus onéreux à l’entreprise que les précieux m² économisés ? quel est le coût à l’entreprise de l’absentéisme, de la perte de productivité ou de performance, de la nuisance acoustique déjà avérée dans les open space et renforcée avec le flex desk, de la perte de temps occasionnée ? Si le prix annuel au m² par utilisateur est conséquent, il ne fera pas le poids devant la fiche de paie moyenne annuelle par collaborateur.

En résumé, je ne saurai trop conseiller à nos clients de bien réfléchir avant de mettre en place ‘l’Open Space’ flanqué d’un ‘Flex Office’. Nous leur recommandons de bien tenir compte de l’espace à disposition, de l’activité menée par l’entreprise, de la proportion que représente la population sédentaire vs la population nomade, de l’investissement mobilier qu’il faudra absolument mettre en place pour limiter certains inconvénients mentionnés et tant d’autres paramètres.

En revanche, comme je le précisais au début de cette réflexion et grâce aux retours d’expériences que nous avons, la création d’espaces collaboratifs partagés (salle de réunions, bulles de travail, espaces repos, espaces détentes, espaces acoustiques, …) et surtout diversifiés est un vrai moteur d’épanouissement, de partage et générateur d’innovation et de créativité. On garde, on encourage, on plébiscite !

Puisqu’il faut conclure ce papier qui est déjà assez long, sur un vecteur d’échange comme Linkedin, il convient de réfléchir en mode ‘smart office’ plutôt qu’en mode ‘flex office’ en prenant le meilleur de l’un (les espaces collaboratifs) et en axant l’innovation sur la modularité des équipements et des espaces plutôt que sur la modularité du nomadisme humain. Cela fait partie d’une des pistes que nous aimons emprunter et mettre en avant pour nos clients. Elle ne constitue aucunement l’unique voie à emprunter, mais certainement une voix à écouter.

Le moment n’est-il pas venu pour que ce soit enfin les outils, les équipements et les espaces qui s’adaptent à nous plutôt que l’inverse ?

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